Polityka RODO

Część I. Pełna Polityka Prywatności i Plików Cookies

Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez członków, wolontariuszy, partnerów, kontrahentów oraz użytkowników serwisu internetowego Stowarzyszenia Inicjatyw Lokalnych „SIL” w Lubartowie.

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Stowarzyszenie Inicjatyw Lokalnych „SIL” w Lubartowie, ul. Legionów 16, 21-100 Lubartów, NIP: 714-150-52-72, REGON: 430857897, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000035057.

Kontakt z Administratorem jest możliwy:

  • Mailowo pod adresem: sillubartow.org@gmail.com

  • Listownie na adres: ul. Legionów 16, 21-100 Lubartów.

2. Cele, podstawy i czas przetwarzania danych

Twoje dane przetwarzamy w sposób bezpieczny i zgodny z prawem. Poniższa tabela szczegółowo opisuje, dlaczego i na jakiej podstawie to robimy:

Cel przetwarzaniaPodstawa prawna (RODO)Okres przechowywania
Zawieranie i realizacja umów (umowy o pracę, B2B, zlecenie, o dzieło, partnerstwo)Art. 6 ust. 1 lit. b (niezbędność do wykonania umowy)Przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
Kontakt z reprezentantami stron umowy (pracownikami kontrahenta)Art. 6 ust. 1 lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes)Przez czas trwania współpracy i okres przedawnienia roszczeń.
Realizacja celów statutowych i obsługa członkówArt. 6 ust. 1 lit. b (umowa/statut)Przez okres członkostwa, a po jego ustaniu do czasu przedawnienia roszczeń.
Obsługa darowizn i rozliczenia księgowe/podatkoweArt. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny)5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Bieżąca korespondencja i formularze kontaktoweArt. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes)Do czasu zakończenia komunikacji w danej sprawie lub wniesienia skutecznego sprzeciwu.
Wysyłka newslettera / e-maili informacyjnychArt. 6 ust. 1 lit. a (zgoda)Do momentu wycofania zgody przez użytkownika.

3. Przetwarzanie wizerunku (Zdjęcia i Nagrania)

W ramach naszej działalności dokumentujemy wydarzenia, warsztaty i zbiórki.

  • Wizerunek jako główny motyw: Publikacja zdjęć portretowych lub nagrań, na których jesteś głównym bohaterem, odbywa się wyłącznie na podstawie Twojej dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

  • Wizerunek jako element całości: Zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 Prawa autorskiego, możemy publikować relacje z wydarzeń masowych i publicznych, gdzie wizerunek pojedynczej osoby stanowi jedynie szczegół całości. Opieramy to na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Polityka Plików Cookies (Ciasteczka)

Nasza strona internetowa w standardowym zakresie nie zapisuje plików cookies (ciasteczek) na urządzeniach zwykłych użytkowników oraz nie wykorzystuje narzędzi śledzących czy analitycznych (tj. cookies marketingowych i statystycznych).
Nieliczne pliki cookies o charakterze wyłącznie technicznym mogą być wykorzystywane jedynie w celu poprawnego działania strony, w tym utrzymania sesji logowania administratorów serwisu.

5. Odbiorcy danych osobowych

Nie sprzedajemy Twoich danych. Dostęp do nich mają wyłącznie upoważnione osoby ze Stowarzyszenia. Powierzamy przetwarzanie danych wyłącznie zaufanym podmiotom, z którymi mamy podpisane odpowiednie umowy powierzenia:

  • Dostawcom usług i środowisk chmurowych (m.in. środowisko Google Workspace, na którym opieramy obieg dokumentów i komunikację pocztową)

  • Operatorom płatności internetowych i bankom.

  • Dostawcom platform społecznościowych (Meta, Google) – co może wiązać się z transferem danych poza EOG (zabezpieczonym standardowymi klauzulami umownymi).

6. Twoje prawa

Zgodnie z przepisami RODO przysługuje Ci prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wycofania zgody oraz wniesienia sprzeciwu.

Jeśli uważasz, że naruszamy zasady ochrony danych, masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

Część II. Ogólne Warunki Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.

 

§ 1. Przedmiot i cel powierzenia

  1. Administrator (Stowarzyszenie Inicjatyw Lokalnych „SIL” w Lubartowie) powierza Podmiotowi Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w trybie art. 28 RODO.
  2. Celem powierzenia jest realizacja umowy głównej.
  3. Podmiot Przetwarzający będzie przetwarzał dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora.

§ 2. Zakres przetwarzania

  1. Powierzenie obejmuje następujące kategorie osób: pracownicy, członkowie, podopieczni, współpracownicy i kontrahenci Administratora.
  2. Powierzenie dotyczy następujących rodzajów danych: dane zwykłe – między innymi: imiona i nazwiska, adresy, numery PESEL/NIP, dane kontaktowe, dane finansowe, oraz szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO (w szczególności: dane dotyczące zdrowia niezbędne do celów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz realizacji celów statutowych).

§ 3. Obowiązki Podmiotu Przetwarzającego 

Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do:

  1. Zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie spełniało wymogi RODO (w tym zapewnienia poufności i bezpieczeństwa danych).
  2. Dopuszczenia do przetwarzania wyłącznie osób posiadających imienne upoważnienia oraz zobowiązanych do zachowania tajemnicy.
  3. Niezwłocznego (nie później niż w 24 godziny) informowania Administratora o każdym naruszeniu ochrony powierzonych danych osobowych.
  4. Udzielania Administratorowi pomocy w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (np. usunięcia lub sprostowania danych).

§ 4. Dalsze przetwarzanie

  1. Podmiot Przetwarzający nie może powierzyć przetwarzania danych innemu podmiotowi (podwykonawcy) bez uprzedniej, pisemnej zgody Administratora.

§ 5. Audyty i kontrole

  1. Administrator ma prawo przeprowadzać kontrole i audyty w zakresie zgodności przetwarzania danych z niniejszą umową oraz RODO. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się udostępnić wszelkie niezbędne informacje.

§ 6. Zakończenie powierzenia

  1. Po zakończeniu świadczenia usług, Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się – zależnie od decyzji Administratora – trwale usunąć lub zwrócić wszelkie powierzone dane osobowe oraz usunąć ich kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazuje przechowywanie tych danych.